Un esempio di quasi normalità: la soluzione di Palazzoli S.p.A. per il rinnovo delle certificazioni ai tempi del coronavirus

Se è vero che il Coronavirus ci obbliga a mantenere le distanze e stravolge le nostre consuetudini, è altrettanto vero che tra di noi c’è qualcuno che non si scompone troppo e si adegua al cambiamento. C’è bisogno di risposte immediate, c’è bisogno di reagire non solo al virus, ma anche a una crisi economica imprevedibile fino a qualche settimana fa. Del resto, si sa, la nostra vita dipende al 10% da quello che ci succede e al 90% da come reagiamo.

È con questo spirito propositivo e ottimista che la Palazzoli S.p.A., in collaborazione con la società di consulenza Project Group S.r.l., ha affrontato e risolto uno dei tanti problemi gestionali del mondo dell’industria e dell’imprenditoria nell’era covid-19. In questo caso si trattava di rinnovare le certificazioni ISO 9001 e ATEX. Un’operazione delicata ma allo stesso tempo agevolata da una routine, che si è sempre basata sui principi sanciti dalla norma e su una prassi maturata in anni di esperienza in quella che ormai potremmo definire un’altra epoca.

Rinnovare le certificazioni in smart working

Gestire tutto direttamente sul campo non è possibile, ma è necessario trovare una soluzione, perché la Palazzoli, azienda operante in un settore strategico per l’economia del nostro paese, non si può fermare. Così, dopo un rapido consulto tra l’ing. Drera, Responsabile Qualità Ambiente e Sicurezza di Palazzoli, e la dott.ssa Cristina Recenti di Project Group, si decide di provare a chiedere all’Ing. Luigi Moretti, presidente di Palazzoli, l’autorizzazione ad acconsentire alla proposta dell’Ente certificatore CSQ di condurre la verifica tramite video-call. Il  Presidente  acconsente  ed  il  responsabile  dell’IT  dell’azienda  organizza  uno  schema    di videoconferenze che coinvolga progressivamente sia certificatori e consulenti, comodamente connessi da casa, sia dipendenti e dirigenti della Palazzoli, deputati a sovrintendere alle diverse fasi dell’audit direttamente dall’azienda.

Siamo alla mattina di lunedì scorso, il giorno zero di un nuovo modo di affrontare una verifica finalizzata al rinnovo delle certificazioni ISO9001 e ATEX. Tra tutti gli attori coinvolti si percepisce l’imbarazzo della novità e la preoccupazione che la tecnologia possa in qualche modo intralciare il corretto svolgimento delle operazioni. È fondamentale che tutti riescano a partecipare e ad interagire senza impedimenti. L’infrastruttura creata ad hoc si basa sull’utilizzo della piattaforma Teams per la videoconferenza e su quella di Google Drive per la condivisione dei documenti di testo. Durante le prime fasi di controllo degli strumenti informatici, l’Ing. Moretti allenta la tensione scherzando sul fatto che l’abituale quarto d’ora impiegato una volta per sorseggiare il caffè di questi tempi viene invece sfruttato per assicurarsi che la tecnologia non giochi brutti scherzi. Tutto funziona alla perfezione e la battuta del presidente ha sortito l’effetto sperato. Si può iniziare a lavorare con la solita dedizione. Per un po’ ci si può persino dimenticare di vivere in un regime di quarantena. La concentrazione aiuta a focalizzare l’attenzione di tutti sulle questioni tecniche e anche ai partecipanti, connessi dalla proprie abitazioni nel corso dei tre giorni successivi, sembra di essere in azienda, sembra di essere tornati indietro di sei settimane.

Invece si è andati avanti. Si sono infrante le barriere dello spazio e del tempo, aiutati dai prodigi delle contemporanee e infrastrutture tecniche e dal coraggio di tentare una nuova strada per continuare a onorare gli impegni e i doveri di sempre.

Connessione da remoto: soluzione vincente

L’audit si conclude nella tarda mattina di mercoledì con soddisfazione da parte dei diversi attori coinvolti. I certificatori si complimentano per la gestione delle operazioni da remoto, una novità che probabilmente si potrà reiterare anche nell’era post-covid. Il Lead Auditor dell’ente di certificazione ammette che “è stata un’esperienza che apre nuove prospettive anche per il

futuro, perché si è dimostrato che questa modalità di lavoro permette di ottimizzare i tempi e di concentrarsi con maggiore attenzione sulla totalità dei processi”.

È dunque un successo che va oltre le aspettative iniziali e consente di pensare a una riproducibilità scalare di questo modello, magari anche in altri ambiti legati alla gestione e al controllo delle aziende. A volte dalla nostra capacità di reagire a quello che ci succede nascono i presupposti per un futuro migliore e pare che questa ne sia una piccola dimostrazione, capace di alimentare quella speranza in ambito imprenditoriale di cui la nostra economia ha bisogno oggi più che mai.